Thứ Tư, 6 tháng 4, 2016
Truyền thông nội bộ - Vũ khí của doanh nghiệp
Trong môi trường doanh nghiệp, truyền thông nội bộ là một trong những “vũ khí” tạo nên thành công. Không thể có văn hóa doanh nghiệp lành mạnh khi không có kênh truyền thông đối nội tốt. Truyền thông nội bộ đóng vai trò cực kì quan trọng trong toàn bộ hoạt động của tổ chức; nó vừa là động lực vừa là công cụ triển khai chiến lược kinh doanh. Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp gia tăng giá trị của doanh nghiệp và thúc đẩy tăng trưởng.
Vai trò của truyền thông nội bộ là không thể thay thế và việc triển khai một hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả đang là đề tài thu hút sự chú ý của tất cả các doanh nghiệp và tổ chức, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh gay gắt, bắt buộc các tổ chức phải huy động một cách hết sức hiệu quả nguồn lực của mình.
Các doanh nghiệp thường quan tâm nhiều hơn cho công tác đối ngoại, PR với bên ngoài, trong khi truyền thông bội bộ không mấy được ý thức hay chú trọng. Kênh truyền thông nội bộ thông suốt, cởi mở không thể tự nhiên hình thành. Hơn nữa, xây dựng để nhu cầu truyền thông nội bộ trở thành tự nhiên còn là điều rất khó.
Truyền thông nội bộ là một khái niệm không mới, đã được đề cập cách đây hai năm, nhưng vẫn chưa được các doanh nghiệp quan tâm và chưa có tính hệ thống. Thông thường, khi còn là một doanh nghiệp nhỏ, các giám đốc thường bao quát hết công việc, từ chỉ đạo, định hướng, sắp đặt công việc đến truyền thông tin cho nhân viên… Đối với doanh nghiệp nhỏ, cách làm này không làm nảy sinh bất cập nào đáng kể, nhưng khi doanh nghiệp phát triển với quy mô lớn hơn thì bắt đầu bộc lộ nhiều bất ổn.
Khi không có sự giao lưu, thấu hiểu chủ trương của công ty, chính sách của ban lãnh đạo, chắc chắn mỗi nhân viên sẽ có một cách hiểu và phát tán những thông điệp khác nhau ra bên ngoài, gây nhiễu thông tin hay thông tin không đồng nhất. Mặt khác, sự méo mó thông tin sẽ gây sự ức chế, phát sinh ấm ức dẫn đến nói xấu lãnh đạo, đồng nghiệp bằng những thông tin thêu dệt hơn là những đóng góp ý kiến, phản biện chính thức trong cuộc họp được sự đồng tâm, đồng sức làm suy yếu sức mạnh nội bộ khi truyền thông không chính xác, tình trạng này còn tạo ra những hệ quả rất cụ thể, như thực hiện sai kế hoạch của công ty, tốn thời gian và tài chính khắc phục sự sai lạc, lòng vòng giữa các phòng ban…
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp nước ngoài đều sử dụng điện thoại, email và chat nội bộ như một công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả. Thói quen của nhiều nhân viên là bắt đầu ngày làm việc bằng kiểm tra e-mail và đọc website, bản tin điện tử của công ty để xem thông báo mới. Triển khai, kiểm tra tiến độ công việc, chỉ đạo mệnh lệnh thường được truyền đạt qua email để nhanh chóng, dễ dàng, đầy đủ và đồng nhất đến nhiều người cùng lúc. Những tiện ích lớn khác của cách truyền thông này là chi phí rẻ và linh động về thời gian. Chính thói quen đó giúp các sếp có thể điều hành công việc từ xa, bứt ra khỏi văn phòng mà vẫn nắm được tình hình đầy đủ của doanh nghiệp. Nhưng tại Việt Nam, do văn hóa phương Đông nên email, điện thoại chỉ là phương tiện giúp rút ngắn thời gian. Các công cụ giao tiếp hiện đại không được tận dụng hoặc bị khước từ. Một số doanh nghiệp hiện vẫn sử dụng các phương cách truyền thông nội bộ cũ, chủ yếu là sử dụng bảng thông báo công cộng dán hay viết lên đó những thông tin muốn truyền dạt đến tất cả nhân viên. Nhưng do không nhận thức hết tầm quan trọng của công tác truyền thông nội bộ, nên các bảng thông báo này đôi khi không được quan tâm chăm sóc, sửa sang.
Bên cạnh đó, kỹ năng viết, nói chuyện và truyền đạt bằng lời là điểm yếu của nhiều nhà quản lý doanh nghiệp hiện nay. Các buổi họp nội bộ doanh nghiệp buồn tẻ, nặng nề một phần lớn do sự hạn chế kỹ năng này của người điều hành... Khi không thể giao tiếp, truyền thông một cách nhẹ nhàng cả ở nói và viết, mối quan hệ giữa người và người trong doanh nghiệp sẽ khô cứng, đơn điệu, thiếu sự sinh động, thân thiện và thiếu tinh thần chia sẻ. Điều này không thể tạo nên sự thấu hiểu, vui vẻ và đoàn kết tập thể.
Mặt khác, mệnh lệnh trong doanh nghiệp thường là một chiều từ trên xuống dưới. Khi thông điệp đưa ra không rõ ràng, kết quả sẽ rất khác nhau, vì ít khi nhân viên hỏi lại, ngại hỏi, hoặc không dám hỏi. Do vậy, để tạo môi trường văn hóa doanh nghiệp sinh động, các nhà lãnh đạo rất cần theo phải có một cái nhìn khác và thay đổi các kỹ năng truyền thông. Kinh nghiệm cho thấy, truyền thông điệp không nên chỉ từ trên đưa xuống, mà cần cho nhân viên đóng góp, tạo ra chính thông điệp, từ đó họ mới làm chủ thông tin. Khi nhân viên làm được điều này, đồng nghĩa với người lãnh đạo có thời gian tập trung vào việc mở rộng thị trường.
Hơn nữa, truyền thông nội bộ không chỉ bó hẹp trong phạm vi nội dung công việc, mà còn thể hiện nhu cầu chia sẻ, giãi bày, tỏ lòng của các cá nhân trong cùng một tập thể. Người lãnh đạo giữ vai trò chính trong việc xây dựng kênh truyền thông nội bộ và nhu cầu giao tiếp trong doanh nghiệp. Một khi đã tạo thành cái khuôn rồi, rất khó để thay đổi. Để khắc phục điều này, trước người lãnh đạo phải thay đổi thái độ của mình với nhân viên, tạo không khí gần gũi và dân chủ, khuyến khích mọi người biết nói và nghe, phát huy tất cả các kênh liên kết như e-mail, điện thoại nội bộ, bản tin nội bộ, những cuộc họp giao ban vui vẻ, thư động viên của cấp trên với cấp dưới… Quan trọng nhất là tạo không khí để mọi người cảm thấy tin cậy, thoải mái khi trao đổi, tâm sự với nhau. Khi đã có thể kể cho nhau một câu chuyện vui, lan truyền cho nhau những tin nhắn offline thú vị, thì chắc chắn người ta không có gì trở ngại trong trao đổi công việc và phản hồi quan điểm.
Bản chất cốt lõi của truyền thông là sự giao thoa giữa con người với con người, và giữa con người với tổ chức. Việc truyền đi thông điệp nội bộ cũng phải đồng bộ và thống nhất với chiến lược, mục đích của doanh nghiệp, và cần phải rõ ràng, đi đúng vào vấn đề, đúng đối tượng để các thông tin truyền đến nhân viên phải khớp với chiến lược của công ty để mọi người cùng hướng đến một cái đích chung..
Người truyền đạt cần thể hiện được ý đồ của mình, để biến thông điệp thành hành động của nhân viên, nhằm đạt được kết quả mong muốn. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần định vị mình để thiết lập truyền thông nội bộ một cách phù hợp, không nên áp dụng rập khuôn theo các công ty khác, vì mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức và văn hóa khác nhau. Truyền thông nội bộ cần có sự tương tác đa chiều, xuyên suốt, không đơn thuần là những mệnh lệnh, vì mỗi cá nhân đều có nhu cầu được lắng nghe, được nói và được tôn trọng.
Việc làm tốt công tác truyền thông nội bộ, làm cho người tiếp nhận thông điệp hiểu được họ cần làm gì, làm cho ai, cùng sự chuẩn bị đầy đủ, thì kết quả mang lại sẽ thật bất ngờ. Muốn như thế, người lãnh đạo doanh nghiệp không xem việc bỏ thời gian để viết email cho nhân viên là lãng phí. Ngược lại, đó là một cách tiết kiệm thời gian và truyền thông hiệu quả. Cùng với đó là việc xây dựng cách chia sẻ trong công ty. Trong đó, email và chat khiến người ta dễ chia sẽ hơn những khi nói chuyện trực tiếp. Những người đứng đầu doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhận được phản ánh, khiếu nại, tâm sự của nhân viên qua email hơn là nghe họ trình bày trực tiếp trong cuộc họp. Cần xây dựng và quảng bá thói quen này đến nhân viên trong công ty và những người lãnh đạo phải là những người cởi mở trước. Hãy đặt câu hỏi: lãnh đạo đã có trong tay địa chỉ email của tất cả nhân viên? Đã tổ chức được mạng email và liên lạc nội bộ? Tính thiết thực của phương thức giao tiếp bằng email đến đâu? Đồng thời với việc xây dựng thói quen trên, các cá nhân trong tổ chức phải cải thiện kỹ năng diễn đạt ý mình khi giao tiếp trực tiếp cũng như bằng văn bản.
Nhiều doanh nghiệp có mạng lưới truyền thông nội bộ tốt luôn nhấn mạnh một kinh nghiệm là: Muốn nhân viên phối hợp hành động hiệu quả, điều quan trọng là không nên tham khảo và áp dụng một cách máy móc những gì người khác đang làm, thay vào đó, những gì chúng ta lựa chọn và tiếp nhận phải phù hợp với tuổi đời và hoàn cảnh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có vòng đời càng lớn thì tính phối hợp càng cao. Khi có không khí cộng đồng, mỗi thành viên trong tổ chức sẽ phô diễn những mặt tích cực cũng như tính sáng tạo của họ. Khi các mặt tích cực này càng bật ra nhiều thì sức mạnh của tổ chức đó sẽ được nâng lên nhiều lần./.
Đăng ký:
Đăng Nhận xét
(
Atom
)
Không có nhận xét nào :
Đăng nhận xét