Thứ Bảy, 4 tháng 6, 2016
Sử dụng hệ thống email hiệu quả
Như các bạn đã biết,
với tỷ lệ 85% số người dùng Internet sử dụng, email hiện nay đã trở thành một
trong những công cụ giao tiếp phổ biến nhất của mỗi người trong công việc cũng
như trong giao tiếp hàng ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu và sử dụng
tốt công cụ giao tiếp đơn giản nhưng tuyệt vời này.
Với chúng tôi, việc
xây dựng và quản lý tốt một hệ thống email nội bộ là điều kiện cần cho
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Hệ thống email của chúng
tôi được cấu hình theo tên miền riêng của doanh nghiệp, của dự án hoặc thậm chí
của sản phẩm – dịch vụ… và chúng tôi gọi đó là hệ thống webmail nội bộ (hay email sử dụng tên miền riêng).
(1) Chúng tôi sự dụng
webmail này khi giao dịch với khách hàng, đối tác sẽ khiến họ nhìn nhận chúng
tôi chuyên nghiệp hơn. Thông qua tên miền hiển thị trên email cũng sẽ trực tiếp hoặc
gián tiếp quảng bá tên thương hiệu, tên nhãn hiệu, tên dự án của chúng tôi…
(2) Chúng tôi cũng sử
dụng webmail của mình như một kênh giao tiếp để trao đổi thông tin nội bộ hay
nói cách khác webmail đã trở thành một công cụ truyền thông nội bộ chính thống của
chúng tôi bên cạnh một số công cụ bổ trợ khác. Mỗi cá nhân khi trở thành thành
viên của chúng tôi đều được cấp phát ít nhất 01 webmail để phục vụ cho công việc
và chúng tôi khuyên thành viên của mình nên sử dụng webmail công ty cho mục
đích công việc, sử dụng email cá nhân ( dạng
gmail, yahoo…) cho mục đích cá nhân ngoài công việc.
(3) Hệ thống webmail
của chúng tôi là một công cụ quản trị phục vụ đắc lực cho việc quản lý điều
hành. Chúng tôi phân loại webmail thành 04 dạng sau và sử dụng trên cả máy tính
và thiết bị di động.
·
Thứ
nhất, email nhóm: là email được dùng khi muốn gửi thư cho toàn bộ các thành
viên trong nhóm mà chỉ cần gửi vào duy nhất một email này. Email nhóm không có
mật khẩu để kiểm tra thư mà chỉ là địa chỉ nhận để phân phối thư đến các email thành
viên.
·
Thứ
hai, email cá nhân: là email mang tên thành viên được khởi tạo theo một quy
tắc chung đồng nhất, mang bản sắc riêng của doanh nghiệp.
·
Thứ
ba, email chức năng: tùy loại hình công việc chuyên môn của các phòng, ban mà
chúng tôi tạo ra và sử dụng các email chức năng này một cách chuyên biệt. Như
dùng email này để đăng ký các dịch vụ trực tuyến (tuyển dụng, thanh toán, lưu trữ, học tập... ).
·
Thứ
tư, email biệt danh: là các email ảo mà khi gửi vào đó người nhận vẫn có thể
nhận bằng email chính của mình.
(4) Sử dụng hệ thống
webmail hiệu quả còn góp phần hình thành nét Văn
hóa giao tiếp trong Văn hóa doanh nghiệp của chúng tôi.
(5) Ngoài ra, webmail
còn được chúng tôi sử dụng trong việc tiếp thị và chăm sóc khách hàng gọi là
email marketing.
---
Nguyễn Đường Tài
Đăng ký:
Đăng Nhận xét
(
Atom
)
Không có nhận xét nào :
Đăng nhận xét